অফিস অটোমেশন সিস্টেম কি? অফিস অটোমেশন সিস্টেমের সুবিধা ও অসুবিধা- বিস্তারিত

অফিস অটোমেশন সিস্টেম কি? অফিস অটোমেশন সিস্টেমের সুবিধা ও অসুবিধা:  আসসালামু আলাইকুম, আমি জানি আপনারা “অফিস অটোমেশন সিস্টেম কি? অফিস অটোমেশন সিস্টেমের সুবিধা ও অসুবিধা” বিষয়ে ধারণা নিতে অনলাইনে সার্চ করছেন। 

এখানে আপনি এই বিষয় সম্পর্কে সব জানতে পারবেন। তো আসুন আমরা জেনে নিই।

অফিস অটোমেশন সিস্টেম কি? 

একটি আধুনিক ও উন্নত অফিসের পরিবেশ তৈরির জন্য বিভিন্ন প্রযুক্তি ব্যবহার করে কায়িক পরিশ্রমের কাজগুলোকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে করার পদ্ধতিকে অফিস অটোমেশন সিস্টেম বা OAS বলে। অফিস অটোমেশন একটি অফিসের কর্মকাণ্ডকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে খুব সহজে উত্তমরূপে পরিচালিত করতে সাহায্য করে। এ ব্যবস্থায় বিভিন্ন যন্ত্রপাতি এবং তথ্য ও যোগাযোগ প্রযুক্তি ব্যবহার করা হয়। 

যেমন- একজন কর্মী প্রতিদিন অফিসে প্রবেশ এবং বের হওয়ার জন্য একসিস কন্ট্রোল যেমন কার্ড পাঞ্চ বা ফিঙ্গার চাপা থেকে তার মোট কর্মঘণ্টা বের হয়ে বেতন আপডেট হবে। এভাবে একাউন্টিং, ওয়ার্ড প্রসেসরের মাধ্যমে টাইপ করে ডকুমেন্ট তৈরি, যোগাযোগের জন্য ফ্যাক্স, ই-মেইল, ফোন, ভয়েস চ্যাট ইত্যাদি ব্যবহার এবং অন্যান্য ব্যবস্থাপনায় প্যাকেজ বা কাস্টমাইজ সফটওয়্যারের ব্যবহার, ব্যবহৃত যন্ত্রের জন্য কন্ট্রোল সফটওয়্যার ইত্যাদির ব্যবহার অফিস অটোমেশন সিস্টেম তৈরি করে। একটি OAS এর ব্যাকবোন হিসেবে কাজ করে কম্পিউটার নেটওয়ার্ক (সাধারণত Local Area Network বা LAN) ব্যবস্থা।

অফিস অটোমেশন সিস্টেমের জন্য ব্যবহৃত সফটওয়্যার

অফিস অটোমেশন সিস্টেমে বিভিন্ন কাজের জন্য বিভিন্ন সফটওয়ার ব্যবহৃত হয়। অফিসের কাজের ধারা অনুযায়ী সফটওয়্যার ব্যবহার করা হয়। সাধারণ অফিস ব্যবস্থাপনার জন্য মাইক্রোসফট বা ওপেন অফিস প্যাকেজ সফটওয়্যার ব্যবহার করা হয়। একটি সম্পূর্ণ অফিস অটোমেশন বলতে কাগজবিহীন ব্যবস্থাপনা বুঝানো হয়ে থাকে। বিশেষায়িত কাজের জন্য কাস্টমাইজ সফটওয়্যার ব্যবহার করা হয়। বড় প্রতিষ্ঠানের সার্বিক ব্যবস্থাপনার জন্য ইআরপি ব্যবহার করা হয়। একটি অফিস অটোমেশনের বিভিন্ন পর্যায়ে ব্যবহৃত বিভিন্ন সিস্টেমঃ

1. Office Management System

• Electronic Office accessories
• Electronic scheduling
• Tasks management

2. Image Processing System

• Electronic Document management
• Other Image Processing
• Presentation graphics
• Multimedia systems

3. Electronic Collaboration System

• Electronic Meeting Systems
• Collaborative work Systems
• Teleconferencing
• Telecommuting

4. Electronic Communication System

• Electronic Mail
• Voice Mail
• Facsimile
• Desktop Videoconferencing

5. Electronic Publishing System

• Word Processing
• Desktop Publishing
• Copying Systems

অফিস অটোমেশন সিস্টেমের সুবিধা 

১. কম্পিউটার ব্যবহারের ফলে অত্যন্ত সহজে দ্রুততার সাথে নির্ভুলভাবে কাজ করা যায়।

২. ফাইল, চিঠিপত্র আদান-প্রদান, নোটিশ ইত্যাদি কাজ সহজে অনেক কম সময়ে করা যায়।

৩. ফাইল সংরক্ষণে অনেক জায়গার প্রয়োজন হয় না।

৪. কাগজের ব্যবহার অনেক কমে যায়।

৫. ইন্টারনেটের মাধ্যমে দূরে শাখা অফিসের সাথে দ্রুত যোগাযোগ করা যায়।

৬. ভিডিও কনফারেন্সির মাধ্যমে দূরবর্তী অফিস এক্সিকিউটিভদের সাথে মিটিং করা যায়। ফলে সময় ও অর্থের সাশ্রয় হয়।

৭. কাজের গতি বৃদ্ধি পায় এবং ব্যয় হ্রাস পায়।

৮. মনিটরিং করা সহজ হয়।

৯. রিপোর্ট পর্যালোচনা করে দ্রুত কার্যকর সিদ্ধান্ত নেয়া যায়।

অফিস অটোমেশন সিস্টেমের অসুবিধা

১. পরিচালনার জন্য দক্ষ লোক প্রয়োজন হয়।

২. যন্ত্রপাতি ক্রয় ও রক্ষণাবেক্ষণের জন্য খরচ বেশি হয়।

৩. সিস্টেমে কোন সমস্যা দেখা দিলে সমাধান করা বেশ জটিল ও সময় সাপেক্ষ ব্যাপার।

৪. গোপন তথ্য পাচার হয়ে যেতে পারে।

৫. কম্পিউটার ভাইরাস বা হ্যাকিং এর মাধ্যমে ক্ষতিগ্রস্ত হতে পারে।

৬. প্রশিক্ষণ প্রয়োজন হয়।

আশা করি “অফিস অটোমেশন সিস্টেম কি? অফিস অটোমেশন সিস্টেমের সুবিধা ও অসুবিধা”এই বিষয়টি আপনি বুঝতে পেরেছেন। যদি এই পোস্টটি থেকে কিছুটা উপকার হয়ে থাকে, তাহলে আপনার বন্ধুদের সাথে শেয়ার করতে ভুলবেন না। "ধন্যবাদ"